Condiciones del Servicio

Las presentes Condiciones del Servicio (en adelante, las «Condiciones») regulan el acceso y uso de la plataforma LexOS, disponible en https://lexos.software y sus subdominios (en adelante, la «Plataforma»), operada por LexOS Latam S.A.S., identificada con NIT 902.091.760-0, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, dirección de notificación judicial AC 116 No. 70 D 48, Bogotá D.C., correo electrónico de notificación judicial camilo.guevara@lexos.software, teléfono +57 321 231 3458 y correo electrónico de atención soporte@lexos.software (en adelante, «LexOS», «nosotros» o «el Proveedor»).

Al registrarse en la Plataforma, al hacer clic en "Acepto" o al usar el servicio de cualquier forma, usted (en adelante, el "Suscriptor") declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente estas Condiciones y la Política de Privacidad de LexOS (disponible en https://lexos.software/politica-de-privacidad). Si no está de acuerdo con alguna de estas disposiciones, debe abstenerse de usar la Plataforma.

Estas Condiciones constituyen un contrato legalmente vinculante entre el Suscriptor y LexOS, celebrado de conformidad con la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico en Colombia.

Si actúa en nombre de una firma de abogados, sociedad u otra persona jurídica, usted declara y garantiza que está legalmente facultado para aceptar estas Condiciones en nombre de dicha entidad y que esta queda vinculada por las mismas. En adelante, "Suscriptor" incluye tanto a la persona natural que acepta como a la entidad que esta representa.

Para efectos de las presentes Condiciones, además de las definidas en la Política de Privacidad:

• Plataforma: La aplicación web LexOS y todos sus módulos, funcionalidades, API y servicios relacionados.
• Suscriptor: La firma de abogados, persona natural o jurídica que contrata los servicios de LexOS mediante un plan de suscripción.
• Usuario: Toda persona natural que accede a la Plataforma bajo una cuenta asociada a la suscripción del Suscriptor, incluidos socios, abogados asociados y asistentes.
• Cliente de la Firma o Cliente Final: Persona natural o jurídica cuyos datos son ingresados a la Plataforma por el Suscriptor para la gestión de sus asuntos legales.
• Datos del Suscriptor: Toda información, datos, documentos y archivos que el Suscriptor y sus Usuarios carguen, almacenen, transmitan o generen a través de la Plataforma.
• Plan: El nivel de servicio contratado (Básico, Profesional o Firma), con sus respectivas funcionalidades, límites y precio.
• Período de Facturación: la semana, el mes o el año que cubre cada cobro, según la periodicidad que elija el Suscriptor.
• Período de Prueba: el período de siete (7) días calendario contado desde la activación de la cuenta, durante el cual el Suscriptor accede a la Plataforma de forma gratuita y sin registrar un medio de pago, en los términos del numeral 5.2.
• Portal Judicial: Plataforma pública de una entidad gubernamental colombiana (Rama Judicial, Superintendencias) desde la cual LexOS consulta información de procesos.
• Contenido del Usuario: Todo texto, documento, archivo, imagen u otra información que el Suscriptor o sus Usuarios suban o generen en la Plataforma.

LexOS es una plataforma de software como servicio (SaaS) diseñada para la gestión integral de firmas de abogados y abogados independientes en Colombia. La Plataforma ofrece, según el Plan contratado, los siguientes módulos y funcionalidades:

3.1 Módulos disponibles

• a) Gestión de Casos: Creación, seguimiento y cierre de expedientes jurídicos. Permite asignar clientes, colaboradores, documentos, área del derecho, radicado y etapas del proceso. Incluye tablero Kanban, vista de lista y filtros avanzados.
• b) Monitoreo Judicial Automático: Consulta y vigilancia automatizada de procesos ante los siguientes portales públicos: Consulta de Procesos Nacional Unificada (CPNU) de la Rama Judicial, TYBA/Justicia21, Supernotariado, Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Superservicios, Superfinanciera, Supersalud y Supersociedades. El sistema detecta nuevas actuaciones y notifica al responsable del caso por correo electrónico y WhatsApp; cuando la Firma lo autorice, también notifica al cliente por esos mismos canales, y actualiza el expediente. La disponibilidad de este módulo depende de la accesibilidad pública de cada portal gubernamental, sobre la cual LexOS no tiene control.
• c) Facturación ERP: Gestión de contratos de honorarios (tarifas fijas, por hora, cuota litis o mixtas), generación de facturas, registro de pagos con detalle bancario, historial de transacciones y métricas de flujo de caja.
• d) Gestión de Documentos: Almacenamiento seguro de documentos por caso y categoría (judicial, administrativo, contractual, facturación), carga de hasta veinte (20) archivos simultáneos, previsualización de PDF e imágenes, descarga bajo demanda mediante URLs firmadas y envío por correo electrónico con enlace de acceso temporal.
• e) CRM y Pipeline Comercial: Gestión del embudo comercial de prospectos, seguimiento de etapas, verificación de conflictos de interés, comprobaciones de KYC (Procuraduría, Contraloría, OFAC), notas de viabilidad jurídica y registro de ingresos.
• f) Calendario y Agenda: Sincronización bidireccional con Google Calendar, gestión de eventos y audiencias, detección de conflictos de horario, digest diario por correo electrónico con agenda y resumen generado por inteligencia artificial.
• g) Gestión de Equipo y Control de Acceso: Invitación de miembros, asignación de roles (Socio, Abogado Asociado, Asistente), control de permisos por módulo y por caso, seguimiento de tiempo activo y registros de actividad del equipo.
• h) Reportes y Analítica: Dashboard ejecutivo con métricas financieras (control de cartera, flujo de caja), eficiencia judicial (actuaciones, términos) y analítica de la firma (carga de trabajo, embudo CRM, horas activas por colaborador).
• i) Smart Import (Importación Masiva): Migración de datos históricos desde archivos Excel y CSV mediante inteligencia artificial (Groq), con anonimización de datos personales antes del procesamiento por IA, wizard de revisión en ocho (8) pasos, aprobación por entidad y rollback disponible durante veinticuatro (24) horas.
• j) Portal del Cliente: Acceso de solo lectura para los clientes de la firma, quienes pueden visualizar el estado de sus casos, progreso y documentos autorizados.
• k) Análisis de documentos con inteligencia artificial: lectura de autos, actas y demás documentos del caso por un modelo de inteligencia artificial, que propone resumen, términos, audiencias y tareas para que el abogado los revise y confirme. Ninguna propuesta se incorpora al expediente sin la confirmación de un usuario. Cada página analizada consume un crédito de IA (numeral 5.7).
• l) Comunicaciones al cliente de la Firma: correos con la identidad de la Firma sobre las novedades de sus casos e informe periódico, enviados de forma automática o como borrador, según lo configure la Firma caso por caso.
• m) Canal de WhatsApp para prospectos: conexión de la cuenta de WhatsApp Business de la Firma con el CRM, bandeja de conversaciones, clasificación de respuestas, registro de exclusiones y medición.
• n) Campañas por correo electrónico a prospectos: envío de campañas aprobadas por un socio de la Firma, desde un dominio de la Firma, a prospectos que hayan autorizado ese contacto, con página de baja y detención automática ante quejas o rebotes.

3.2 Disponibilidad general

LexOS hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible veinticuatro (24) horas al día, siete (7) días a la semana, excepto durante:

• (a) Ventanas de mantenimiento programadas, notificadas con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación;
• (b) Interrupciones causadas por fallas de proveedores de infraestructura de terceros (Supabase, Cloudflare, etc.);
• (c) Causas de fuerza mayor o caso fortuito.

LexOS no ofrece garantía de disponibilidad mínima (SLA) a los Suscriptores del Plan Básico. Para Planes Profesional y Firma, LexOS procurará una disponibilidad del noventa y nueve por ciento (99%) mensual, medida de forma acumulativa. Los períodos de mantenimiento programados no cuentan como tiempo de inactividad.

4.1 Requisitos de registro

Para acceder a LexOS, el Suscriptor debe:

• Ser mayor de dieciocho (18) años o contar con representación legal si actúa a nombre de una persona jurídica.
• Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el registro.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Contar con una dirección de correo electrónico válida y activa.

LexOS es un servicio exclusivo para profesionales del derecho y sus equipos de trabajo. Al registrarse, el Suscriptor declara ejercer o estar vinculado a la práctica del derecho en Colombia.

4.2 Proceso de acceso

El acceso a la Plataforma se realiza con correo electrónico y contraseña, o con la cuenta de Google del Usuario (Google OAuth 2.0). Si usa Google, el Usuario autoriza a LexOS a obtener su nombre, correo electrónico y fotografía de perfil pública, conforme a la Política de Privacidad de Google. Para proteger las cuentas, LexOS puede pausar temporalmente el acceso tras varios intentos fallidos y pedir una verificación antiautomatización. El acceso puede estar restringido a invitaciones durante períodos de lanzamiento o prueba. En ese caso, LexOS responde cada solicitud de acceso dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo y, si no la acepta, indica la razón.

4.3 Seguridad de la cuenta

El Suscriptor es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de su contraseña y de la cuenta de Google asociada a LexOS.
• Notificar de inmediato a LexOS (soporte@lexos.software) si sospecha que su cuenta ha sido comprometida.
• Todas las acciones realizadas desde su cuenta, independientemente de quién las ejecute.

LexOS no será responsable por pérdidas o daños causados por el acceso no autorizado a una cuenta como consecuencia del incumplimiento de estas obligaciones por parte del Suscriptor.

4.4 Gestión de usuarios dentro de la firma

El Suscriptor-administrador (Socio) puede agregar usuarios adicionales (Abogados, Asistentes) a su suscripción mediante invitación por correo electrónico, hasta el límite establecido en su Plan. Al agregar usuarios, el Suscriptor garantiza que:

• Ha informado a dichos usuarios sobre el uso de LexOS y las presentes Condiciones.
• Cuenta con la autorización necesaria para registrar y tratar los datos personales de los usuarios invitados.
• Es responsable de las acciones que dichos usuarios realicen en la Plataforma.

5.1 Planes disponibles

LexOS ofrece los siguientes planes de suscripción:

Los precios vigentes se publican en https://lexos.software y pueden actualizarse conforme a lo establecido en la sección 5.5.

5.2 Período de prueba

Cuando LexOS acepta su solicitud de acceso y se activa su cuenta, el Suscriptor dispone de un período de prueba gratuito de siete (7) días calendario, que no se amplía, sin necesidad de registrar un medio de pago. Al vencer el período de prueba sin que el Suscriptor haya contratado un plan de pago, el acceso a la Plataforma queda suspendido hasta que lo contrate. Los datos del Suscriptor permanecerán almacenados por treinta (30) días adicionales para facilitar la conversión a un plan de pago.

5.3 Facturación y pago

• Los planes se contratan y se pagan desde la Plataforma con tarjeta débito o crédito, a través de Wompi, procesador de pagos de Bancolombia. Los datos de la tarjeta los recibe y los guarda Wompi; LexOS no los almacena ni tiene acceso al número completo de la tarjeta.
• La suscripción se paga por períodos semanales, mensuales o anuales, según la periodicidad que elija el Suscriptor, y se renueva automáticamente al terminar cada período con un cargo al medio de pago registrado, hasta que el Suscriptor la cancele. Cada recibo indica la fecha y el valor del cargo siguiente.
• Si el cargo de una renovación es rechazado, LexOS lo notificará al Suscriptor por correo electrónico, lo reintentará hasta tres (3) veces durante los días siguientes y otorgará un período de gracia de siete (7) días calendario, contados desde el fin del período pagado, antes de suspender el acceso. Durante la gracia el Suscriptor puede registrar otro medio de pago desde su panel.
• El Suscriptor puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde su panel de configuración. La cancelación detiene las renovaciones: el acceso se conserva hasta el final del período ya pagado (o del período de gracia, si había un cargo pendiente) y no se realiza ningún cargo adicional. Hasta esa fecha, el Suscriptor puede reactivar la suscripción sin costo. LexOS confirma la cancelación por correo electrónico.
• Los precios se publican con el valor antes de impuestos, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) del diecinueve por ciento (19 %) y el valor total a pagar. Antes de cada pago, la Plataforma muestra el resumen con el valor total, y el Suscriptor lo acepta de forma expresa.
• Cada pago aprobado genera un recibo que LexOS envía por correo electrónico el mismo día. La factura electrónica de venta se expide a nombre del Suscriptor con los datos de facturación que registre en la Plataforma, conforme al artículo 616-1 del Estatuto Tributario y a la Resolución DIAN 000165 de 2023. El recibo no es una factura.
• Ningún plan tiene permanencia mínima: el Suscriptor puede cancelar en cualquier momento, como se describe en este numeral, sin penalidad.

5.4 Política de reembolsos

• Sin perjuicio del numeral 5.4.2, los pagos de las suscripciones semanales y mensuales no son reembolsables, salvo que exista un defecto grave e imputable exclusivamente a LexOS que haga imposible el uso del servicio durante más del veinticinco por ciento (25 %) del período facturado.
• Para suscripciones anuales, el Suscriptor podrá solicitar un reembolso proporcional por los meses restantes no disfrutados dentro de los primeros treinta (30) días calendario del contrato anual. La solicitud se hace por escrito por el canal de la cláusula 18, y el reembolso se abona conforme al literal d) del numeral 5.4.2. Transcurrido dicho plazo, no habrá reembolsos por cancelación anticipada.
• El período de prueba gratuito no da derecho a reembolso alguno, al ser un servicio prestado sin contraprestación.

5.4.1 Uso profesional. LexOS se ofrece a profesionales del derecho para el ejercicio de su actividad. Cuando, pese a ello, el Suscriptor tenga la calidad de consumidor conforme al numeral 3 del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011, prevalecerán los derechos que esa ley le reconoce, incluidos los de los numerales 5.4.2 y 5.4.3.

5.4.2 Derecho de retracto.

• a) Suscripción. El Suscriptor puede retractarse de la suscripción dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer pago aprobado de su suscripción a un plan, sin expresar motivo y sin costo. Lo hace por el canal de la cláusula 18. LexOS devuelve la totalidad de lo pagado por la suscripción, y la suscripción termina. Esta devolución total procede una sola vez por Suscriptor; son un mismo Suscriptor las cuentas que corresponden a un mismo NIT o número de identificación.
• b) Créditos de IA. El Suscriptor puede retractarse de la compra de un paquete de créditos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su pago, respecto de los créditos que no haya consumido (numeral 5.7).
• c) Las demás contrataciones. El Suscriptor que sea consumidor conserva el derecho de retracto del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, que no procede sobre el servicio cuya prestación haya comenzado con su acuerdo (excepción 1 de ese artículo).
• d) Devolución. LexOS devuelve lo que corresponda dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la solicitud: al mismo medio de pago o, si ese medio no lo permite, por transferencia a una cuenta a nombre del Suscriptor que este indique.

5.4.3 Reversión del pago. Si el Suscriptor que sea consumidor fue objeto de fraude, de una operación no solicitada, o el servicio no corresponde a lo contratado o no se prestó, podrá solicitar la reversión del pago conforme al artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y al Decreto 1074 de 2015. Para ello presentará su queja a soporte@lexos.software y notificará al emisor del instrumento de pago, en ambos casos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento de la operación.

5.5 Cambios de precios

LexOS podrá modificar los precios de sus planes con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario notificado al correo electrónico registrado del Suscriptor. El nuevo precio aplicará a partir del siguiente Período de Facturación que inicie después de la fecha efectiva del cambio. Si el Suscriptor no está de acuerdo con el nuevo precio, podrá cancelar su suscripción antes de que el cambio entre en vigor. Los cambios de precio no se aplican a un Suscriptor durante el período promocional que haya obtenido conforme a los términos de una promoción.

5.6 Cambios de plan

El Suscriptor puede cambiar de plan (upgrade o downgrade) desde su panel de configuración. Un upgrade aplica de inmediato, generando un cobro prorrateado por el tiempo restante del período, que se hace al medio de pago registrado; la fecha de renovación no cambia. Pasar a una periodicidad más larga (por ejemplo, de mensual a anual) inicia un período nuevo ese mismo día y descuenta la parte no usada del período en curso. El plan nuevo se activa cuando el cobro es aprobado; si no lo es, el plan no cambia y no se cobra nada. Cuando el valor prorrateado de un upgrade es inferior al mínimo por transacción del procesador de pagos (hoy, mil quinientos pesos colombianos, $1.500), el cambio se aplica al inicio del siguiente período de facturación, sin un cobro adicional. Un downgrade, o el paso a una periodicidad más corta, aplica al inicio del siguiente período de facturación, conservando los beneficios del plan actual hasta su vencimiento y sin reembolsos por la diferencia.

5.7 Créditos de IA adicionales

• a) Además de los créditos de IA que incluye cada plan, el Suscriptor puede comprar paquetes de créditos de IA adicionales desde la Plataforma. Cada página de un documento que la IA analiza consume un crédito.
• b) Hoy se ofrecen dos paquetes: 500 créditos: cincuenta y nueve mil pesos ($59.000) más IVA de once mil doscientos diez pesos ($11.210), para un total de setenta mil doscientos diez pesos ($70.210); 2.000 créditos: ciento noventa y nueve mil pesos ($199.000) más IVA de treinta y siete mil ochocientos diez pesos ($37.810), para un total de doscientos treinta y seis mil ochocientos diez pesos ($236.810).
• c) Cada paquete se paga una sola vez a través de Wompi, con los medios que Wompi ofrezca en ese momento (tarjeta, PSE, Nequi o Botón Bancolombia, entre otros). La compra no se renueva ni genera cargos recurrentes. La hace un socio de la Firma con un plan de pago vigente; durante el Período de Prueba no se compran créditos.
• d) Los créditos comprados no vencen, y se consumen después de los créditos que incluye el plan en el período en curso.
• e) Los créditos comprados no se reembolsan, salvo: (i) un cobro duplicado; (ii) un error en el cobro; o (iii) el retracto. El Suscriptor puede retractarse de la compra dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su pago, respecto de los créditos que no haya consumido. Al pagar, el Suscriptor pide que los créditos queden disponibles de inmediato, y el retracto no procede sobre los que consuma. La solicitud se hace por el canal de la cláusula 18. LexOS responde dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes y, si procede, devuelve el valor dentro de los quince (15) días calendario siguientes a su respuesta:– si se pagó con tarjeta, al mismo medio;– si se pagó con PSE, Nequi, Botón Bancolombia u otro medio que no admita reverso, por transferencia a una cuenta a nombre del Suscriptor que este indique.Con cada devolución, LexOS expide la nota crédito electrónica correspondiente.
• f) Los créditos no se transfieren entre firmas ni se canjean por dinero. Si el Suscriptor solicita la eliminación de su firma, los créditos que le queden se pierden. LexOS se lo advierte antes de proceder.
• g) LexOS puede cambiar el precio de los paquetes para las compras futuras. El cambio no afecta los créditos ya comprados.

5.8 Promociones

LexOS puede ofrecer promociones sobre el precio de los planes. Cada promoción se rige por sus propios términos, publicados en la Plataforma, que complementan estas Condiciones y prevalecen sobre ellas en lo relativo a la promoción.

El Suscriptor se obliga a:

6.1 Sobre el uso de la Plataforma

• Usar la Plataforma exclusivamente para los fines legítimos de gestión de su práctica jurídica.
• Mantener actualizados sus datos de contacto y facturación.
• Notificar a LexOS cualquier uso no autorizado de su cuenta.
• Usar la Plataforma de conformidad con la legislación colombiana y las presentes Condiciones.

6.2 Sobre los datos ingresados

• Garantizar que cuenta con las autorizaciones legales necesarias para ingresar a la Plataforma los datos personales de sus clientes y partes procesales, conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Mantener actualizada la información de sus clientes.
• No ingresar datos personales de personas que no sean parte de los asuntos legales bajo su gestión.
• Informar a sus clientes sobre el uso de la Plataforma para gestionar sus asuntos y sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Adoptar y publicar su propia política de privacidad como Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes finales.
• Contar con el número de teléfono y la autorización de sus clientes para el envío de notificaciones por WhatsApp, antes de activar dicho canal para ellos.
• Antes de incluir a un prospecto en una campaña por correo o de escribirle por WhatsApp, contar con su autorización previa, expresa e informada para ser contactado por ese canal y con esa finalidad, y conservar prueba de ella (texto de la autorización, fecha y medio). La Firma aprueba cada campaña antes de su envío.
• Validar el encuadre de sus campañas frente a la Ley 2300 de 2023, en particular el contacto por varios canales en una misma semana. La Plataforma envía solo dentro del horario permitido (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos), no contacta a la misma persona más de una vez al día y excluye de inmediato a quien pide no ser contactado. Coordinar los contactos que la Firma haga por otros medios corresponde a la Firma.

6.3 Sobre la confidencialidad

• Reconocer que los Datos del Suscriptor son confidenciales y no compartir accesos no autorizados.
• No exportar ni transferir datos de la Plataforma a sistemas o personas no autorizadas dentro de su firma.

6.4 Sobre los portales judiciales

• Usar el módulo de monitoreo judicial únicamente para consultas legítimas de procesos en los cuales el Suscriptor tiene interés jurídico legítimo o representación de parte.
• No utilizar la Plataforma para realizar consultas masivas o automatizadas sobre radicados sin relación con casos bajo su gestión, lo que podría constituir un uso abusivo de los portales públicos.

El Suscriptor se abstiene expresamente de:

• (a) Usar la Plataforma para actividades ilegales, fraudulentas o que violen derechos de terceros.
• (b) Intentar acceder sin autorización a cuentas de otras firmas, sistemas de LexOS o infraestructura de terceros.
• (c) Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar derivar el código fuente de la Plataforma.
• (d) Usar la Plataforma para recopilar, agregar o comercializar datos de terceros sin su consentimiento.
• (e) Cargar archivos que contengan virus, malware u otro código malicioso.
• (f) Eludir o deshabilitar los mecanismos de seguridad, autenticación o control de acceso de la Plataforma.
• (g) Suplantar a otro usuario, firma o persona en la Plataforma.
• (h) Enviar, a través de los módulos de correo electrónico o de WhatsApp, comunicaciones comerciales a personas que no las hayan autorizado por ese canal, o seguir contactando a quien pidió no serlo.
• (i) Revender, sublicenciar o ceder el acceso a la Plataforma a terceros sin autorización expresa y escrita de LexOS.
• (j) Ingresar información deliberadamente falsa, engañosa o que atente contra los derechos fundamentales de personas naturales.
• (k) Realizar pruebas de penetración, análisis de vulnerabilidades o cualquier acción de seguridad ofensiva sobre la Plataforma sin autorización previa y escrita de LexOS.
• (l) Sobrecargar intencionalmente la infraestructura de la Plataforma mediante solicitudes masivas automatizadas (ataques DDoS o similares).

El incumplimiento de cualquiera de estas prohibiciones faculta a LexOS para suspender o terminar de inmediato el acceso del Suscriptor sin reembolso, y sin perjuicio de las acciones legales que procedan.

8.1 Propiedad de LexOS

La Plataforma, incluyendo su código fuente, diseño, interfaces, logotipos, marcas, textos, gráficos, animaciones, arquitectura de software, metodologías y toda la propiedad intelectual asociada, es de propiedad exclusiva de LexOS o de sus licenciantes, y está protegida por las leyes colombianas e internacionales de derechos de autor, marcas y demás derechos de propiedad intelectual.

Estas Condiciones no otorgan al Suscriptor ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma. El Suscriptor recibe únicamente una licencia de uso personal, intransferible, no exclusiva y revocable para acceder y usar la Plataforma durante la vigencia de su suscripción, estrictamente conforme a las presentes Condiciones.

8.2 Propiedad del Suscriptor sobre sus datos

Los Datos del Suscriptor son de propiedad exclusiva del Suscriptor. LexOS no adquiere ningún derecho de propiedad sobre dichos datos. Al usar la Plataforma, el Suscriptor otorga a LexOS una licencia no exclusiva, limitada y revocable para almacenar, procesar y transmitir los Datos del Suscriptor únicamente con el fin de prestar el servicio contratado.

LexOS no utilizará los Datos del Suscriptor para ningún propósito distinto a la prestación del servicio, salvo cuando sea requerido por ley o con consentimiento expreso del Suscriptor.

8.3 Retroalimentación

Si el Suscriptor proporciona sugerencias, ideas, mejoras o comentarios sobre la Plataforma (retroalimentación), LexOS tendrá el derecho de usar dicha retroalimentación sin restricción ni compensación al Suscriptor.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad de LexOS, disponible en https://lexos.software/politica-de-privacidad, que forma parte integral de las presentes Condiciones.

9.1 LexOS como Encargado del Tratamiento

Respecto de los datos personales de los clientes finales, las partes procesales, los prospectos y las personas que se comunican con la Firma por WhatsApp o por correo electrónico a través de la Plataforma, LexOS actúa como Encargado del Tratamiento conforme al literal d) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, por cuenta del Suscriptor, que es el Responsable. El Suscriptor garantiza que:

• Cuenta con la autorización válida de sus clientes finales para el tratamiento de sus datos personales, incluido el almacenamiento en la Plataforma.
• Ha informado a sus clientes finales sobre la cesión de sus datos al sistema de LexOS.
• Tiene implementada una Política de Privacidad propia para sus clientes.
• Responderá directamente por cualquier reclamación de sus clientes en relación con el tratamiento de sus datos.

9.2 Contrato de transmisión de datos personales

Esta cláusula constituye el contrato de transmisión previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

a) Alcance y actividades. LexOS trata los datos únicamente para prestar los módulos contratados: almacenarlos, organizarlos y mostrarlos a los Usuarios autorizados; consultar los portales judiciales; enviar las comunicaciones que la Firma ordene o configure; analizar los documentos que el Usuario someta al análisis de IA; operar el canal de WhatsApp y las campañas por correo; y medir sus resultados.

b) Obligaciones de LexOS como Encargado. Además de los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, LexOS se obliga a:

• (i) dar Tratamiento a los datos, a nombre del Suscriptor, conforme a los principios que los tutelan y a sus instrucciones documentadas;
• (ii) salvaguardar la seguridad de las bases de datos con las medidas descritas en la Política de Privacidad;
• (iii) guardar confidencialidad respecto del Tratamiento;
• (iv) dar traslado al Suscriptor, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, de las consultas y reclamos de los titulares que reciba;
• (v) avisar al Suscriptor dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a conocer un incidente de seguridad que afecte sus datos;
• (vi) devolver o suprimir los datos al terminar el contrato, en los plazos de la Política de Privacidad.

c) Subencargados y transmisión internacional. El Suscriptor autoriza a LexOS a valerse de los proveedores listados en la Política de Privacidad, que pueden tratar los datos fuera de Colombia, y autoriza esa transmisión. LexOS les exige obligaciones de protección equivalentes a las de esta cláusula y responde ante el Suscriptor por su cumplimiento. LexOS notificará al Suscriptor, con al menos quince (15) días calendario de anticipación, la incorporación de un nuevo subencargado.

LexOS reconoce el carácter confidencial de los Datos del Suscriptor y, en particular, de la información cubierta por el secreto profesional del abogado. LexOS se obliga a:

• No acceder a los Datos del Suscriptor salvo para la prestación del servicio, resolución de incidencias técnicas o cuando sea requerido por autoridad competente.
• Implementar medidas organizativas para que su personal con acceso técnico a los sistemas mantenga la confidencialidad de los datos.
• No divulgar los Datos del Suscriptor a terceros no autorizados.

Esta obligación de confidencialidad subsistirá por un período de tres (3) años después de la terminación del contrato.

11.1 Exclusiones de responsabilidad

LexOS no será responsable por:

• (a) La exactitud, integridad o actualidad de la información disponible en los portales judiciales y administrativos gubernamentales consultados a través del módulo de monitoreo. LexOS es un intermediario técnico que replica la información publicada por dichos portales; la información judicial definitiva deberá verificarse directamente ante las fuentes oficiales.
• (b) Pérdidas de datos causadas por acciones u omisiones del Suscriptor o sus Usuarios (eliminación accidental, sobreescritura, uso indebido de credenciales).
• (c) Interrupciones del servicio causadas por fallas en la infraestructura de proveedores de terceros (cortes de Supabase, Cloudflare, Resend, Google, etc.), eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• (d) Consecuencias legales o profesionales derivadas de decisiones tomadas por el Suscriptor con base en la información gestionada en la Plataforma.
• (e) Daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes (lucro cesante, pérdida de clientes, pérdida de reputación profesional), incluso si LexOS fue advertida de la posibilidad de dichos daños.
• (f) El contenido de los documentos, comunicaciones y notas que el Suscriptor almacene en la Plataforma.
• (g) La exactitud de los resultados que generan los modelos de inteligencia artificial de la Plataforma, incluidos la importación masiva, el análisis de documentos y la detección de etapas y audiencias. Esos resultados son propuestas: el Suscriptor es responsable de verificar toda fecha, término, audiencia y dato contra el documento o la fuente oficial antes de confirmarlo o de actuar con base en él.

11.2 Límite de responsabilidad económica

En cualquier caso, la responsabilidad total máxima de LexOS frente al Suscriptor por cualquier causa, reclamación o serie de reclamaciones relacionadas, no excederá el monto equivalente a los pagos realizados por el Suscriptor a LexOS durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que da origen a la reclamación, o COP $500.000 (quinientos mil pesos colombianos), el mayor de los dos valores.

11.3 LexOS no es proveedor de servicios jurídicos

LexOS es un proveedor de tecnología. La Plataforma es una herramienta de gestión y no constituye asesoría jurídica, representación legal ni ningún tipo de servicio profesional del derecho. LexOS no responde por las decisiones profesionales, estrategias jurídicas ni actuaciones procesales que el Suscriptor tome con base en la información gestionada a través de la Plataforma.

El Suscriptor se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a LexOS, sus directivos, empleados, agentes y proveedores, frente a cualquier reclamación, demanda, pérdida, responsabilidad, sanción o gasto (incluidos honorarios de abogados) que surja de o esté relacionado con:

• (a) El incumplimiento por parte del Suscriptor de las presentes Condiciones o de la legislación aplicable.
• (b) La violación de derechos de terceros, incluidos derechos de protección de datos de los clientes finales del Suscriptor.
• (c) El uso indebido de la Plataforma por parte del Suscriptor o sus Usuarios.
• (d) La falta de autorización o habilitación legal para tratar los datos personales ingresados a la Plataforma.

13.1 Vigencia

El contrato de suscripción entra en vigor en la fecha de registro del Suscriptor y permanece vigente mientras el Suscriptor mantenga activo un Plan de pago o el período de prueba vigente.

13.2 Terminación por el Suscriptor

El Suscriptor puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el panel de configuración de su cuenta. La cancelación es efectiva al final del Período de Facturación en curso. El Suscriptor mantendrá acceso a la Plataforma y sus datos hasta esa fecha.

13.3 Terminación por LexOS

LexOS puede suspender o terminar la cuenta del Suscriptor:

• LexOS no termina sin causa la cuenta del Suscriptor. Si LexOS decide dejar de prestar el servicio a todos sus suscriptores, lo avisa con al menos treinta (30) días calendario de antelación y devuelve la parte no usada de lo pagado dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la terminación.
• De forma inmediata en caso de: (i) incumplimiento grave de las presentes Condiciones o de la Política de Privacidad; (ii) falta de pago después del período de gracia; (iii) uso de la Plataforma para actividades ilegales; (iv) conducta que ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma o de otros Suscriptores.

13.4 Efectos de la terminación

Tras la terminación del contrato:

• El Suscriptor tendrá treinta (30) días calendario para exportar, mediante los reportes disponibles en la Plataforma, la información de su cuenta. La exportación integral del conjunto completo de datos (casos, documentos y facturación) no está disponible hoy como funcionalidad de autoservicio; si el Suscriptor la requiere, podrá solicitarla a través de soporte@lexos.software.
• LexOS eliminará los datos conforme a lo establecido en la Política de Privacidad (sección 9).
• Las obligaciones de pago devengadas antes de la terminación son exigibles.
• Las cláusulas de propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnización, ley aplicable y las demás que por su naturaleza deban subsistir, permanecerán vigentes.

LexOS se reserva el derecho de:

• Añadir, modificar o discontinuar funcionalidades de la Plataforma con un preaviso razonable.
• Actualizar las presentes Condiciones conforme a cambios en la legislación, en el modelo de negocio o en las funcionalidades del servicio.

LexOS notifica los cambios materiales a estas Condiciones con al menos treinta (30) días calendario de anticipación, por correo electrónico al Suscriptor. Los cambios que aumenten un costo o reduzcan un derecho del Suscriptor requieren su aceptación expresa en la Plataforma. Si el Suscriptor no los acepta, puede terminar la suscripción sin costo antes de la fecha del cambio, y LexOS le devuelve la parte no usada de lo pagado. Los demás cambios rigen desde su fecha efectiva.

Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos debidos a circunstancias fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, guerras, ataques cibernéticos de gran escala, fallas generalizadas de infraestructura de internet, actos de autoridades gubernamentales o epidemias. La parte afectada notificará a la otra dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al conocimiento del evento y adoptará medidas razonables para mitigar sus efectos.

Las presentes Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de cualquier controversia derivada de o relacionada con las presentes Condiciones, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los jueces y tribunales ordinarios de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Lo anterior no limita los derechos del Suscriptor que actúe como consumidor, incluido el de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sin perjuicio de lo anterior, LexOS y el Suscriptor procurarán resolver las controversias mediante diálogo directo dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la notificación de la inconformidad por cualquiera de las partes. Agotada esta etapa sin acuerdo, cualquiera de las partes podrá acudir a los mecanismos alternativos de solución de conflictos o a la jurisdicción ordinaria.

• Integralidad: Las presentes Condiciones, junto con la Política de Privacidad y los términos de las promociones que el Suscriptor acepte, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto del objeto aquí regulado y reemplazan cualquier acuerdo anterior, verbal o escrito.
• Divisibilidad: Si alguna disposición de estas Condiciones es declarada inválida o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones continuarán en plena vigencia y efecto.
• No renuncia: El hecho de que LexOS no ejerza o exija el cumplimiento de algún derecho o disposición de estas Condiciones no constituye renuncia a dicho derecho o disposición.
• Cesión: El Suscriptor no puede ceder sus derechos u obligaciones derivados de estas Condiciones sin el consentimiento previo y escrito de LexOS. LexOS puede ceder sus derechos en el contexto de una fusión, adquisición o venta de activos, notificando al Suscriptor con al menos treinta (30) días de anticipación.
• Avisos: Las notificaciones de LexOS al Suscriptor se realizarán al correo electrónico registrado en la cuenta. Las notificaciones del Suscriptor a LexOS se realizarán a soporte@lexos.software o a la dirección de notificación de la cláusula 18.
• Idioma: En caso de discrepancia entre versiones en diferentes idiomas, la versión en español prevalecerá.

Para cualquier consulta, reclamación o solicitud relacionada con las presentes Condiciones:

• Correo electrónico: soporte@lexos.software
• Asuntos de privacidad y datos personales: privacidad@lexos.software
• Dirección de notificación: AC 116 No. 70 D 48, Bogotá D.C., Colombia. Correo de notificación judicial: camilo.guevara@lexos.software. Teléfono: +57 321 231 3458.
• Peticiones, quejas y reclamos: se presentan en el formulario de https://www.lexos.software/pqr o al correo soporte@lexos.software. Cada una recibe un número de radicado con la fecha y la hora de recibo: el formulario lo informa de inmediato, y la que llega por correo lo recibe a más tardar el día hábil siguiente. Con ese número, el Suscriptor consulta su estado por el mismo canal. LexOS responde dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo.
• Autoridad de protección al consumidor: Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co.
• Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora Colombia)